SAMBIROTO.NGAWIKAB.ID- Pada postingan sebelumnya kita telah membahas pengertian dan arti penting informasi.  Dari pendapat beberapa ahli yang dikemukakan dapat ditarik benang merah tentang definisi informasi, yaitu sekumpulan data atau fakta yang telah diolah dan diproses sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerima sebagai pengetahuan maupun pengambilan keputusan.

Keberadaan informasi sangat penting dan berkaitan erat dengan dokumentasi. Namun sebelum kita membahas bentuk keterkaitan diantara keduanya, kita pahami terlebih dahulu pengertian dokumentasi.

Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

Berikut pengertian dokumentasi menurut para ahli:

  1. Sulistyo Basuki (1996: 11) mendefinisikan dokumentasi di Indonesia, adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal .
  2. Paul Marie Ghislain Otlet dalam International Economic Conference 1905, menjabarkan pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
  3. Nurhadi Magetsari dkk menyebutkan pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan dokumentasi adalah suatu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara terpola/sistematis dalam melakukan pencarian, penelitian, pengumpulan, penyediaan dan pemakaian melalui media tertentu untuk mendapatkan informasi, pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Namun dalam kehidupan sehari-hari terdapat penyempitan (reduksi) makna tentang dokumentasi. Dokumentasi dianggap hanya sebatas perekaman melalui foto atau video pada kegiatan tertentu saja. Padahal dokumentasi memiliki makna yang luas. Dari sisi bentuk, dokumentasi tak hanya berupa foto atau video saja, bisa berwujud tulisan/ketikan naskah, file, prasasti bahkan laporan pertanggungjawaban secara tertulis. Naskah asli teks proklamasi adalah salah satu contoh dokumentasi. Kita sepakat dalam hal ini bukan?

Baca juga :